A házipénztár fogalom jelöli a szervezeten belül azt a helyet, ahol a gazdálkodó a készpénzét tartja. Ez lehet egy, de lehet több pénztár is, viszont, ha különböző valutákkal fizetünk, akkor valutanemenként legalább egy pénztárt kell vezetnünk.
Kell-e házipénztárt vezetnem?
Igen. Minden cégnek, és civil szervezetnek ahol van kimenő- vagy bejövő készpénzforgalom kötelező a házipénztárt érintő bevételekről és kiadásokról nyilvántartást vezetni.
Hol kell vezetni a házipénztárt?
Az aktuális jogszabályok szerint a házipénztárt a gazdálkodónak naprakészen kell vezetnie, a szervezet székhelyén vagy telephelyén. Egy esetleges NAV ellenőrzés során pedig be kell tudni mutatnia a házipénztárról vezetett nyilvántartást, a pénztárbizonylatokat, és az időszaki pénztárjelentést.
A házipénztár naprakész vezetését minden esetben csak a szervezet – saját maga – tudja megoldani.
Mekkora összeg tartható a házipénztárban?
A jelenleg érvényes jogszabályok alapján nincs meghatározva a házipénztárban tartható összeg nagysága, viszont a számviteli törvény előírja, hogy a szervezet pénzkezelési szabályzatában köteles meghatározni, hogy mekkora összeg lehet maximálisan a házipénztárban. Egy esetleges NAV ellenőrzéskor fel kell tudni mutatni a bizonylatok alapján a házipénztárban lévő teljes összeget, sőt az is gyakori hiba, hogy több pénz van a házipénztárban, mint amit a bizonylatok mutatnak!
Mit jelent a házipénztár naprakész vezetése?
A naprakész nyilvántartás azt jelenti, hogy a házipénztárt érintő bevételeket, kiadásokat a készpénzmozgással egyidejűleg kell nyilvántartani. A jogalkotók is érezhették, hogy ezt nehéz lesz betartatni a vállalkozókkal, így szerencsére a pénzmozgás dátuma mellett nem kell feltüntetni a nyilvántartásban vagy pénztárbizonylaton, hogy órára, percre pontosan mikor történt a bevétel/kiadás. A pénzkezelési szabályzat általában ugyan előírja, hogy a pénzmozgásokat a felmerülésük sorrendjében kell felrögzíteni, de mivel egy bizonylatról (pl. számla) általában csak annak dátuma állapítható meg, így ezt utólagosan nem igen lehet ellenőrizni vagy betartani. A naprakészségre azonban feltétlen ügyeljen, vagyis egy ma kiállított készpénzes számla kiegyenlítését még a mai napon rögzítse a házipénztárba!
Milyen formában kell vezetni a házipénztárt?
A házipénztárt érintő bevételeket/kiadásokat időrendi sorrendben az időszaki pénztárjelentésre kell felvezetni. Időszaki pénztárjelentés kapható nyomtatvány boltokban papíralapon, de már a legegyszerűbb házipénztár kezelő programok is tudnak ilyet nyomtatni.
Fontos, hogy a házipénztár teljes körű kezelése nem valósítható meg Excel táblázaton keresztül. Az Excel táblázat nem képes ellenőrizni a bevitt adatokat, nem állíthatunk ki vele szigorú sorszámadású pénztárbizonylatot a bevételekről/kiadásokról, továbbá nem felel meg a pénztárjelentés sorszámozási előírásának sem.
Gyakorlatban tehát két módon vezetheti a házipénztárt:
– kézzel: pénztárjelentés nyomtatvány, valamint bevételi- kiadási pénztárbizonylat nyomtatvány megvásárlásával és kézzel való kitöltésével
– számítógéppel: erre a célra alkalmas házipénztár program megvásárlásával
Mikor van szükség bevételi és kiadási pénztárbizonylatra?
Minden szervezetnek rendelkeznie kell pénzkezelési szabályzattal, ezt általában a könyvelő állítja össze egyeztetve a szervezet vezetőjével. A pénzkezelési szabályzat írja elő, hogy adott cégnél milyen esetben kell pénztárbizonylatot kiállítani/nyomtatni. Általánosságban pénztárbizonylatot csak akkor kell kiállítani egy adott bevételről/kiadásról, ha az adott készpénzmozgást semmilyen más bizonylattal nem tudja alátámasztani (pl. bér kifizetése házipénztárból, tulajdonos tagi kölcsönt vesz ki, ügyfél letétet fizet be, utólagos elszámolásra kiadott előleg és annak visszavételezése, átutalásos számla készpénzben való kifizetése, stb.)
Nagyon fontos, hogy készpénzes kimenő- vagy bejövő számlák mellé nem kötelező pénztárbizonylatot nyomtatni, mivel a pénzmozgást maga a számla igazolja (ha csak a pénzkezelési szabályzat külön elő nem írja a pénztárbizonylat nyomtatását)!
Érdemes még tudni, hogy a pénztárbizonylat szigorú számadású bizonylat, vagyis a bizonylatok kiállításának idősorrendjét nézve folyamatos (kihagyás nélküli) növekvő sorszámmal van ellátva, és ennek megfelelően kell az időszaki pénztárjelentésbe felvezetni.
